Algemene voorwaarden

Wie bedoelen we?

• GrafiStore B.V.: dat zijn wij, de partij die deze voorwaarden opstelt.
• Opdrachtgever: dat bent u, onze zakelijke klant die met ons een overeenkomst sluit.
• Abonnement: een terugkerende, periodieke licentie of dienst (bijvoorbeeld een maandelijkse of jaarlijkse softwarelicentie).
• SMA: Software Maintenance Agreement — de jaarlijkse onderhoudsovereenkomst die recht geeft op updates, upgrades en support.
• Verwerkersovereenkomst: de overeenkomst waarin wij vastleggen hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer wij dat namens u doen.

Voor wie gelden deze voorwaarden?

Deze voorwaarden gelden voor al onze diensten, producten en afspraken. Ze zijn uitsluitend van toepassing tussen GrafiStore en zakelijke Opdrachtgevers; consumenten zijn uitdrukkelijk uitgesloten.

Spreken we samen iets anders af? Dan leggen we dat netjes schriftelijk vast.

Inkoopvoorwaarden of andere algemene voorwaarden van Opdrachtgever zijn uitdrukkelijk niet van toepassing, ook niet bij verwijzing daarnaar in andere stukken.

Deze voorwaarden zijn beschikbaar via grafistore.com/algemene-voorwaarden en worden op verzoek per e-mail toegestuurd.

Offertes en afspraken

Onze offertes zijn 14 dagen geldig, tenzij we er samen iets anders van maken. Offertes zijn vrijblijvend totdat u akkoord geeft (per e-mail, via onze portal of op papier).

Prijzen zijn exclusief BTW, tenzij we duidelijk vermelden dat het inclusief is.

Gaat u akkoord? Dan is er een overeenkomst. Wij leveren wat beloofd is, u zorgt voor medewerking en betaling binnen de afgesproken termijn.

Levering van producten en diensten

Softwarelicenties ontvangt u digitaal, vaak via e-mail of een downloadlink.

Diensten voeren we uit volgens de afspraken in de offerte. We factureren per uur, dagdeel of dag — vooraf, tussentijds of achteraf, zoals afgesproken.

Ons doel: geen verrassingen, dus altijd duidelijke afspraken over kosten.

Levertijden

Levertijden en deadlines spreken we vooraf met u af.

We doen ons uiterste best om op tijd te leveren. Mocht het toch wat uitlopen, dan laten we u dat direct weten.

Loopt het uit? Dan geeft dat geen recht op schadevergoeding, tenzij wij ook na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke nieuwe termijn niet leveren.

Software van derden

Leveren we software die wij niet zelf hebben ontwikkeld? Dan gelden de voorwaarden van de leverancier, inclusief diens SMA-bepalingen. Die prevaleren binnen hun scope.

Problemen met die software zijn de verantwoordelijkheid van de leverancier, maar we helpen u graag bij het vinden van een oplossing.

Ontwikkelen wij zelf software voor u? Dan lossen wij problemen of storingen op binnen een redelijke termijn.

Intellectueel eigendom

Alles wat wij ontwikkelen (software, code, scripts, apps) blijft ons eigendom, tenzij we iets anders schriftelijk afspreken.

Op door ons geleverde of ontwikkelde software verlenen wij u een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht, dat eindigt bij beëindiging van de overeenkomst.

Werkbestanden, source code en intermediaire documenten van maatwerk blijven eigendom van GrafiStore, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

Bij overname of fusie van Opdrachtgever blijft het gebruiksrecht in stand, mits GrafiStore daarvan vooraf schriftelijk in kennis is gesteld.

U mag onze oplossingen niet doorverkopen, aanpassen of anders gebruiken dan afgesproken. Doet u dat toch? Dan kunnen we u aansprakelijk stellen — maar liever voorkomen we dat natuurlijk.

Faillissement

Bij faillissement van GrafiStore eindigt de samenwerking. Standalone-licenties die niet afhankelijk zijn van GrafiStore-infrastructuur blijven in beginsel werken voor zover technisch mogelijk — wij kunnen echter geen garantie geven op continuïteit, support of toegang tot infrastructuur.

Wenst u broncode-escrow als zekerheid, dan kunnen wij dat afzonderlijk regelen via een Stichting Escrow of vergelijkbare partij.

Gaat u failliet? Dan mogen wij de samenwerking direct stopzetten.

Overmacht

Soms zijn er omstandigheden waardoor we tijdelijk niet kunnen leveren (bijv. ziekte, stroomuitval of problemen bij leveranciers). Dat noemen we overmacht.

Tijdens overmacht pauzeren onze verplichtingen en die van u. Duurt het langer dan drie maanden, dan mogen beide partijen de samenwerking stoppen.

Werk dat al is gedaan, factureren we nog wel.

Verantwoordelijkheid & aansprakelijkheid

U bent zelf verantwoordelijk voor uw ICT-omgeving en het maken van backups.

Onze aansprakelijkheid voor directe schade is per gebeurtenis (of reeks van samenhangende gebeurtenissen) beperkt tot het bedrag dat u in de twaalf maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit aan GrafiStore heeft betaald voor de betreffende overeenkomst, met een maximum van €50.000.

Aansprakelijkheid voor indirecte schade — waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, dataverlies, gevolgschade en reputatieschade — is uitgesloten.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van GrafiStore of haar bedrijfsleiding, noch voor schade waarvoor de wet dwingend aansprakelijkheid voorschrijft (zoals productaansprakelijkheid).

Prijzen

Bij kennelijke fouten in prijzen — bijvoorbeeld een prijs die overduidelijk te laag is — mogen we de prijs binnen een redelijke termijn corrigeren, ook na akkoord. In dat geval mag u besluiten de overeenkomst te beëindigen.

Prijzen kunnen jaarlijks aangepast worden, bijvoorbeeld door indexatie of leverancierskosten.

Betalingen

Betaaltermijnen staan in de offerte of op de factuur (meestal: vooraf, 14 of 30 dagen). Bij gebreke aan een termijn geldt een betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum.

Bij niet-tijdige betaling bent u zonder ingebrekestelling in verzuim. Vanaf de vervaldatum is de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) verschuldigd.

Buitengerechtelijke incassokosten worden in rekening gebracht conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK).

GrafiStore is gerechtigd om bij aanhoudend verzuim de toegang tot abonnementen en services op te schorten, na een redelijke herinneringstermijn.

Vertrouwelijkheid

Informatie die wij van u ontvangen, behandelen wij altijd vertrouwelijk. We delen die nooit met derden, tenzij u daar vooraf schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij verwachten dat u op dezelfde manier omgaat met informatie die wij met u delen.

De geheimhoudingsplicht geldt gedurende de samenwerking en blijft van kracht tot drie jaar na beëindiging van de laatste overeenkomst.

Indien gewenst ondertekenen wij een aparte geheimhoudingsverklaring (NDA).

Privacy

Hoe wij omgaan met persoonsgegevens leest u in onze privacyverklaring. Treden wij voor u op als verwerker (bijvoorbeeld bij projectdata), dan gelden aanvullend de afspraken in de Verwerkersovereenkomst die wij met u sluiten.

Abonnementen en SMA

Voor abonnementsproducten — zoals maandelijkse of jaarlijkse softwarelicenties — gelden de verlengings- en opzegtermijnen van de onderliggende softwareleverancier (bijvoorbeeld Enfocus of Callas). De specifieke termijnen worden bij aankoop getoond en op de factuur vermeld.

Permanente softwarelicenties zijn doorgaans gekoppeld aan een verplichte jaarlijkse SMA. De SMA verschaft recht op updates, upgrades en support. Wordt de SMA niet tijdig verlengd, dan blijft uw bestaande licentie werken, maar vervalt het recht op nieuwe versies en op support.

De jaarlijkse prijsindexatie van de SMA volgt het tarief van de softwareleverancier.

Acceptatie van maatwerk

Bij ontwikkeling van maatwerk geldt de oplevering als geaccepteerd zodra u schriftelijk akkoord geeft, of in elk geval na 14 kalenderdagen na oplevering zonder schriftelijke melding van substantiële gebreken.

Wijzigingsverzoeken na acceptatie worden als meerwerk gefactureerd op basis van de op dat moment geldende uurtarieven.

Wijzigingen

Soms passen we deze voorwaarden aan. Materiële wijzigingen kondigen wij minimaal 30 dagen vooraf aan.

Bent u het niet eens met een wijziging, dan kunt u de betreffende overeenkomst beëindigen voor de ingangsdatum van de nieuwe voorwaarden.

Geldigheid van bepalingen

Mocht een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken, dan blijft de rest onverminderd van kracht. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling met een vergelijkbare strekking.

Toepasselijk recht en geschillen

Op al onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Overijssel, locatie Almelo.

Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands en vertaald naar het Engels. Bij verschil tussen de versies prevaleert de Nederlandstalige tekst.

Versie 2.0 — ingangsdatum 1 juni 2026