Privacybeleid

Inleiding

Wij, GrafiStore B.V., zijn een zakelijke dienstverlener voor de grafische industrie. Wij leveren producten en diensten waarmee wij werkprocessen binnen grafische bedrijven automatiseren.

Bij het leveren van die producten en diensten verwerken wij persoonsgegevens — bijvoorbeeld namen en e-mailadressen van uw contactpersonen, telefoonnummers, IP-adressen en inloggegevens voor uw ICT-omgeving. Ook al zijn onze klanten bedrijven, zodra wij gegevens van natuurlijke personen verwerken is de AVG (GDPR) van toepassing. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij daarmee omgaan.

Wettelijke grondslag

Wij verwerken uw gegevens op basis van één van de volgende grondslagen uit artikel 6 AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b): contactgegevens, projectgegevens en het leveren van licenties.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c): facturatie en boekhouding op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f): logging van account- en IP-gegevens voor support, beveiliging en fraudepreventie.
• Vitaal belang (art. 6 lid 1 sub d): noodgevallen waarbij directe verstrekking van gegevens nodig is.

Welke informatie bewaren wij?

Om zaken met u te kunnen doen hebben wij uw bedrijfsinformatie nodig: bedrijfsnaam, contactpersonen, e-mailadressen en telefoonnummers. Deze gegevens bewaren wij in onze CRM-software. Met de leverancier van die software hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.

In sommige situaties bewaren wij uw persoonlijke mobiele telefoonnummer, doorgaans op uw eigen verzoek of het onze wanneer dat wenselijk is voor de samenwerking.

Tevens slaan wij informatie op over uw ICT-omgeving: IP-adressen en waar nodig accountgegevens om in te kunnen loggen op systemen waarop onze software draait. Deze gegevens zijn onmisbaar voor onze dienstverlening.

Alle opslag van persoonsgegevens vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Projectdata en de rol van GrafiStore

Voor de gegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken (contactpersonen, facturatie, support) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Voor data die u aan ons aanlevert binnen projecten — bijvoorbeeld orders in XML- of JSON-vorm, PDF-bestanden of projectdocumentatie die eindklantgegevens kunnen bevatten — zijn wij verwerker. Wij verwerken die data uitsluitend in uw opdracht en volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst die wij met u hebben gesloten. Onze beveiligde servers en lokale werkstations waarop deze data tijdelijk staat zijn beveiligd conform die afspraken.

Bewaartermijnen

• CRM- en contactgegevens: zo lang de relatie loopt, plus 2 jaar na het laatste contact.
• Projectdata (als verwerker): volgens de verwerkersovereenkomst met de betreffende klant; standaard verwijderen wij 90 dagen na afsluiting van het project.
• Facturatie en boekhouding: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Logs, IP-adressen en accountgegevens: maximaal 12 maanden ten behoeve van beveiliging en support.

Ontvangers van uw gegevens

Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of voor een wettelijke verplichting. Het gaat om de volgende categorieën ontvangers:

• Software-leveranciers (zoals Enfocus, Quite, Tilia) bij het koppelen van een licentie aan uw bedrijf.
• Hosting- en CRM-leverancier, beide met opslag binnen de EER.
• Boekhoudkantoor en accountant in het kader van onze wettelijke administratieplicht.
• Bevoegde autoriteiten wanneer een wettelijke verplichting dat eist.

Wij dragen geen persoonsgegevens over naar landen buiten de EER.

Wettelijke uitzonderingen

In zeldzame situaties verstrekken wij gegevens zonder voorafgaande toestemming — uitsluitend op grond van een wettelijke uitzondering. Voorbeelden:

• Een acuut gezondheidsprobleem terwijl u bij ons op locatie bent (art. 6 lid 1 sub d AVG, vitaal belang).
• Een bevel van een bevoegde autoriteit (art. 6 lid 1 sub c AVG, wettelijke verplichting).

Buiten deze gevallen verstrekken wij uw gegevens nooit bewust aan derden.

Uw rechten

U heeft onder de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage in de gegevens die wij van u verwerken (art. 15).
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16).
• Verwijdering van uw gegevens (art. 17). Voor wettelijk verplichte informatie zoals facturen geldt een bewaartermijn van 7 jaar.
• Beperking van de verwerking (art. 18).
• Dataportabiliteit — ontvangst van uw gegevens in een gangbaar formaat (art. 20).
• Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (art. 21).
• Intrekken van toestemming waar wij ons op toestemming baseren.

Wij nemen geen besluiten over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking of profilering (art. 22 AVG).

Verzoeken kunt u indienen via sales@grafistore.com. Wij reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd (art. 12 lid 3 AVG). Ter controle van uw identiteit kunnen wij aanvullende informatie vragen. Let op: laat u gegevens verwijderen die nodig zijn voor onze samenwerking, dan kunnen wij u die dienstverlening niet langer bieden.

Klacht indienen

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie autoriteitpersoonsgegevens.nl. U heeft daarnaast altijd het recht om naar de rechter te stappen.

Meldplicht datalekken

Indien zich een datalek voordoet, handelen wij conform de AVG:

• Als verwerkingsverantwoordelijke melden wij het lek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 33). Bij een hoog risico informeren wij ook de betrokkenen (art. 34).
• Als verwerker — bij data die wij in opdracht van een klant verwerken — melden wij het lek onverwijld bij die klant (art. 33 lid 2).

Vermoedt u dat er sprake is van een lek? Neem direct contact op via sales@grafistore.com.

Cookies en externe diensten

Onze website gebruikt op dit moment uitsluitend strikt functionele cookies die nodig zijn voor het correct functioneren van de site (sessie, beveiligingstoken, taalkeuze, winkelmandje).

Daarnaast laden wij enkele externe diensten die uw IP-adres kunnen waarnemen wanneer uw browser hun bestanden ophaalt:

• Google Fonts — voor het laden van het lettertype Signika.
• Cloudflare Turnstile — voor het beveiligen van formulieren tegen misbruik.
• YouTube of Vimeo — uitsluitend op pagina’s waar een video wordt getoond.

Wij gebruiken op dit moment geen analytische of marketing-cookies. Indien dat in de toekomst verandert, zullen wij vooraf om uw toestemming vragen via een cookie-melding.

Contact en verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke is:

GrafiStore B.V.
Schouwburgplein 31
7607 AE Almelo
sales@grafistore.com
+31 (0)546 85 02 31

Voor privacy-gerelateerde vragen kunt u ons bereiken via bovenstaande contactgegevens.

Laatst bijgewerkt: 26 mei 2026 — versie 2.0