PARTNERBIJDRAGE — Germen Kroon van GrafiStore merkt dat bedrijven door de coronamaatregelen meer oog krijgen voor slimme automatiseringsoplossingen binnen bestaande workflows. De beperkingen — door deels thuiswerken en handmatige processen op de zaak — sluiten vaak niet naadloos op elkaar aan.
Origineel artikel: 'Door coronamaatregelen meer vraag naar automatisering' — interview door Peter Luit, Printmedia Nieuws.
Germen Kroon stelt dat de vraag naar meer automatisering ook wordt veroorzaakt door de trend dat opdrachten in omvang afnemen, maar in aantal toenemen. "Dat betekent dat juist grote hoeveelheden kleine opdrachten om geavanceerde oplossingen vragen. Meer handelingen per dag moeten lonen om betaalbaar te blijven."
Investeringen in software, en dus automatisering, worden door marktontwikkelingen steeds belangrijker.
Aan wat voor taken moet je dan denken?
Kroon: "Dat kunnen heel eenvoudige handelingen zijn, zoals een volledig geautomatiseerde bestandscontrole, gecombineerd met e-mailnotificatie en het klaarzetten van goedgekeurde bestanden in de juiste print-wachtrij. Juist bij dat soort taken is snelheid gewenst, maar we zien dat het overgrote deel van de mkb-bedrijven hier nog vaak aan voorbijgaat. Als je zulke taken enkele tientallen keren per dag een paar minuten doet, schrik je van het simpele sommetje hoeveel uur daar per jaar in gaat zitten."
Minder handmatige stappen bespaart op jaarbasis gewoon heel veel geld.
Waarom doen bedrijven dat dan niet proactief?
Kroon: "Ze kopen wel de standaardgereedschappen, die in de basis aan elkaar gekoppeld kunnen worden, maar lang niet altijd echt slim werken. Bedrijven, zeker de wat kleinere, gaan dan in de gewoontemodus en laten kansen liggen. Ik krijg dan vaak te horen: 'Zó doen we het al járen' of 'Dat kan volgens ons niet'. Ze denken vaak dat het ingewikkeld én kostbaar is om bepaalde uitdagingen op te lossen."
Ik kom vaak bij bedrijven om de taal van de ondernemer goed te begrijpen en de vraag te vertalen in de juiste oplossing.
Is het ook echt duur?
Kroon, nu lachend: "Nee, voor heel veel kleine slimme oplossingen praat je vaak over een paar duizend euro. Bedrijven met grote high-end workflowoplossingen denken vaak dat 'iets ontwikkelen' meteen in de tienduizenden euro's loopt. Belangrijker is wat de investering oplevert. Veel oplossingen zijn al binnen een paar maanden tot één jaar rendabel."
We merken een duidelijk onderscheid tussen hoe grotere partijen en het mkb-grafische bedrijf hiernaar kijken. Bij projecten met bijvoorbeeld MultiPress, Canon, HP of grotere online spelers als Print.com zijn de gesprekken op alle niveaus anders. Zij hebben vaak eigen ICT-kennis, waardoor ontwikkeltrajecten goed kunnen worden ontworpen. Maar dat komen we ook tegen bij kleinere bedrijven; daarvoor kunnen we klankbord zijn, met diverse serviceniveaus.
Voor een paar duizend euro kunnen slimme oplossingen worden aangeboden die op jaarbasis een veelvoud van die kosten besparen.
Kroon benadrukt dat lang niet alles op maat hoeft. "Met onze jarenlange ervaring hebben we als het ware een bibliotheek met talloze routines opgebouwd, die we makkelijk aan elkaar kunnen knopen om aan vrijwel elke standaardvraag te voldoen."
Heb je een paar praktische voorbeelden?
Kroon: "In ons land werken zo'n paar honderd bedrijven met software van Prindustry, vaak in combinatie met MultiPress. We krijgen vaak de vraag of een bestelling in Prindustry doorgezet kan worden in het administratieve systeem van MultiPress. Een voor de hand liggende vraag, want een in Prindustry ingevoerde order opnieuw intikken is geen slimme bezigheid. Zo'n oplossing bieden wij aan voor eenmalig 1600 euro plus een vergoeding per ingevoerde order — te zien als een onderhoudscontract, omdat de software aan beide kanten regelmatig wordt vernieuwd en wij onze koppeling daarop aanpassen."
Een ander voorbeeld is de koppeling via een FTP-upload op de bedrijfswebsite, via de Switch-workflow en Enfocus PitStop Server, voor bestandscontrole, mailnotificaties en workflowinrichting. Dit kost (buiten de jaarabonnementen voor de basissoftware) 1600 euro voor het inrichten van de complete workflow. Ook deze voorziening betaalt zichzelf snel terug.
Tot slot ontwikkelen we mooie oplossingen voor de largeformatmarkt, bijvoorbeeld complete nesting-oplossingen voor labels en etiketten. We zoeken dan naar de meest voor de hand liggende oplossing, die lang niet altijd via Switch hoeft te lopen. Bij dergelijke oplossingen sturen we ook de afwerking aan, zoals Zünd-apparatuur voor de snijbestanden. Er zijn al onafhankelijke oplossingen voor een paar duizend euro per jaar.
Bij grote bedrijven zitten wij vaak tussen de developers in diverse aspecten van de keten.
Advies en consultancy
Je had het over een klankbord- of adviesovereenkomst. Hoe werkt dat? Kroon: "We bieden samenwerkingsovereenkomsten aan vanaf 250 euro per maand. Daarmee kunnen wij onze klanten gedurende een aantal uren antwoorden geven op hun vraagstukken — algemeen, of ondersteuning bij bijvoorbeeld een niet goed lopend script in een workflow."
Uitdagingen
Welke uitdagingen zie je richting de toekomst? Kroon: "Ik zou iedereen willen uitnodigen om eens een vraag te stellen waarvan ze denken dat iets niet kan, of waar door gewoontepatronen niet aan wordt gedacht. Wij zijn specialist in het maken van oplossingen; we schrikken niet van uitdagingen."
Let op: de in dit artikel genoemde prijzen zijn uit 2020 en gelden mogelijk niet meer. Vraag ons naar de actuele prijzen.
